Pour Ingy Sarraf, cheffe de l’exploitation et cheffe de la direction financière chez GURU Beverage Inc., la migration vers Edwin ne représentait pas uniquement un changement technologique. Il s’agissait aussi de réduire les risques, de mieux encadrer les opérations et de gagner en tranquillité d’esprit.

Les limites d’un processus de sauvegarde manuel

Avant Edwin, GURU exploitait des serveurs physiques et gérait ses sauvegardes manuellement.

« Il fallait que quelqu’un pense, chaque soir, à partir avec les copies de sauvegarde pour les apporter à la maison. »

Le processus demandait une attention constante. Si la personne responsable était absente ou en congé, quelqu’un d’autre devait prendre le relais et sortir les sauvegardes des locaux.

GURU voulait éviter que celles-ci demeurent au même endroit que les serveurs. En cas d’incendie, d’inondation, de défaillance physique ou d’un autre événement imprévu, les systèmes et les sauvegardes auraient pu être touchés simultanément.

« Ce qui m’inquiétait le plus, c’était le risque d’une panne physique ou simplement d’un oubli humain. Nous étions très dépendants des personnes, et bien sûr, c’était préoccupant. »

Même lorsqu’un processus manuel est bien défini, son efficacité repose sur la capacité d’une personne à effectuer chaque étape, sans oubli, jour après jour.

Réduire la dépendance envers les interventions humaines

Pour GURU, le problème n’était pas le manque de rigueur des employés. Le processus lui-même dépendait trop fortement d’actions individuelles.

Si une personne oubliait la sauvegarde, était en congé ou croyait que quelqu’un d’autre s’en était occupé, celle-ci pouvait demeurer dans les locaux.

L’entreprise recherchait donc une approche plus fiable et moins dépendante d’un rappel quotidien.

La migration vers Edwin a permis à GURU de délaisser ce modèle physique et manuel au profit d’un environnement mieux adapté à ses besoins opérationnels.

L’objectif était simple : réduire l’incertitude et avoir davantage confiance dans l’infrastructure qui soutient les systèmes et les données de l’entreprise.

Une migration fondée sur la collaboration

La transition vers Edwin a mobilisé trois groupes principaux : l’équipe de R2i, le consultant TI de GURU et les intégrateurs responsables de l’implantation de son ERP.

Selon Ingy, leur capacité à travailler ensemble a directement contribué au succès du projet.

« La migration vers Edwin a été très fluide. Trois parties étaient impliquées : l’équipe de R2i, notre consultant TI et les intégrateurs qui ont implanté notre ERP. Tout le monde a travaillé ensemble pendant le processus. »

Une migration vers le cloud touche souvent plusieurs composantes de l’environnement technologique d’une organisation. Les responsabilités doivent être bien coordonnées, particulièrement lorsque l’infrastructure, les applications et un ERP sont concernés.

Dans le cas de GURU, la collaboration entre les différentes équipes a facilité la transition et permis de maintenir l’alignement tout au long du projet.

Savoir ce qui change et à quel moment

La relation avec R2i ne s’est pas arrêtée une fois la migration terminée.

Ingy apprécie notamment d’être informée avant qu’un changement soit apporté à l’environnement.

« Lorsqu’un changement doit être effectué dans le système, nous sommes avisés avant qu’il soit fait. »

Cette visibilité permet à GURU de comprendre ce qui se passe dans son environnement, d’anticiper les répercussions possibles et de conserver un meilleur contrôle sur ses opérations.

Une communication proactive contribue également à bâtir la confiance. Au lieu de découvrir un changement après sa mise en œuvre, l’entreprise sait à quoi s’attendre et peut poser ses questions au besoin.

Une technologie soutenue par une relation humaine

Bien qu’Edwin fournisse l’environnement technologique dont GURU avait besoin, la relation avec l’équipe de R2i demeure une partie importante de l’expérience.

« Il y a aussi le contact humain. Nous avons conservé une très bonne relation et nous sentons réellement que l’équipe prend soin de nous. »

Pour GURU, le soutien ne se limite pas à la résolution de problèmes techniques. Il signifie aussi pouvoir compter sur des personnes qui connaissent son environnement et qui demeurent engagées au fil du temps.

Cette continuité favorise une véritable collaboration entre l’équipe interne, ses conseillers et les spécialistes responsables de l’infrastructure.

Plus de temps pour se concentrer sur l’entreprise

Pour une cheffe de la direction financière, les risques technologiques deviennent rapidement des risques d’affaires. Une panne d’infrastructure, des données inaccessibles ou un processus de sauvegarde vulnérable peuvent avoir des répercussions sur les opérations et la situation financière de l’organisation.

En abandonnant un processus qui reposait sur le transport physique des sauvegardes chaque soir, GURU a gagné en tranquillité d’esprit.

Comme l’explique Ingy :

« Cela me permet de mieux dormir la nuit et, comme cheffe de la direction financière, de me concentrer sur la situation financière de l’entreprise plutôt que de m’inquiéter de la sécurité. »

C’est probablement le résultat le plus significatif du projet. Lorsque l’infrastructure est stable, que les processus sont fiables et que les bonnes personnes sont disponibles, les dirigeants peuvent consacrer moins de temps aux préoccupations technologiques et davantage aux priorités de l’entreprise.

Vos sauvegardes dépendent-elles encore trop des personnes?

Les sauvegardes manuelles peuvent fonctionner jusqu’au jour où une personne oublie, s’absente ou ne peut pas accéder aux locaux. Elles peuvent également laisser une organisation vulnérable lorsque les copies demeurent trop près des systèmes qu’elles sont censées protéger.

R2i peut vous aider à évaluer votre infrastructure actuelle, à cerner les risques opérationnels et à planifier une transition vers un environnement infonuagique plus résilient.